Superintendent/President Outlines Recovery Plan

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Dear College Community,

On the day before what would have been Commencement, let’s celebrate the Class of 2020. Congratulations graduates and transfer students!

I know many have been waiting to hear College of Marin’s (COM) plan for the fall semester, not only with how we will deliver our classes, but also how we will operate the physical campuses and how we will move toward recovery from the COVID-19 pandemic. For the last two months we focused our attention on making timely decisions to mitigate the effects of the pandemic on our community.

Building on Our Progress

Just before spring break faculty, staff, and administrators came together and worked to convert spring courses for remote delivery and transitioned critical student services to a virtual environment. This amazing feat—completed in about 10 days—is an accomplishment we can all be proud of.

As spring classes continued remotely, work began to determine offerings for summer and fall. Even as public health officials begin to ease restrictions, the social distancing requirements remain.

Analyzing the physical space on COM campuses revealed that we only have about three or four classrooms that can accommodate up to 20 students and still comply with the six-foot social distancing requirement. Holding the hundreds of courses scheduled for fall in-person under these restrictions is simply not feasible. We must also factor in the custodial and maintenance resources required to clean and disinfect the spaces, and keep the safety of our students and employees at the forefront.

After extensive consultation with deans, department chairs, the Academic Senate, and United Professors of Marin, we decided that continuing with remote instruction was the most prudent approach. All summer courses will be taught online and in compliance with new guidance from the Chancellor’s Office and ACCJC, our accreditor. Fall semester will also be taught online with the exception of a few lab and studio class meetings delivered in-person.

To facilitate this, 30 faculty participated in training this spring and another 175 faculty will participate in training over the summer. This training is focused on ensuring our students have positive learning experiences and faculty are supported as they continue to teach remotely.

The Professional Learning Committee has designated June as Classified Professional Learning Month at COM. Virtual workshops will be offered during COMmunity Hour (each Monday and Wednesday, 12:40-1:30 p.m.) on topics such as dealing with stress, how to stay healthy, technology skills, and more.
While there are still so many unknowns, we must continue to abide by Bay Area and local public health orders, which have tended to be more restrictive than state orders. The states that have started to reopen are seeing spikes in cases. Unfortunately, we won’t know until it’s too late if there will be a resurgence of COVID-19 in Marin County in the fall, or later, which could result in another stay at home order.

We are finalizing a list of lab and other courses requiring an in-person component. Administrators and the newly formed COVID-19 Work Group, led by Chief of Police Jeffrey Marozick, are working to ensure compliance with new public health requirements and make recommendations on safely facilitating the few in-person meetings that must be held on campus this fall. The work group will continue to monitor evolving local, state, and federal guidance on the COVID-19 pandemic, discuss related implications to operational and instructional functions of the District, and make recommendations for safe reopening to senior management.

NEXT STEPS: Challenges, Opportunities, and Common Purpose

State’s Fiscal Crisis

As we look toward the summer and fall, we are now beginning to see and experience the financial impacts of the pandemic.

Last week Governor Newsom unveiled the May Revise of the state’s budget, which included a $54 billion shortfall and an overall reduction of $1.1 billion for the California Community Colleges system. While we are still working through the details, it appears the reduction to COM’s categorical program funding and the combined institutional support of those programs could exceed $4 million. This includes the loss of revenue to the parking and facilities rental funds as well as to Community Education and Child Study Center due to COVID-19. As a basic aid or community supported district, we rely heavily upon local property taxes (89% of overall revenue). It is difficult to project how the fiscal crisis in the state and nation will impact property values and tax revenue as the fiscal crisis continues. Further adding to the uncertainty, the governor canceled penalties, interest, and other costs for failure to pay property taxes or supplemental property tax bills on time through May 6, 2021. Consequently, the county is likely to experience delays in collecting property tax payments.

We have not received official notification from the Chancellor’s Office about our specific reductions as they relate to the May Revise, but we do know the Chancellor is developing scenarios for implementation. Keep in mind the Governor’s budget proposal will be updated after the July 15 tax filing deadline and will be further considered by the Assembly and the Senate, so the final budget could be better or worse.

In anticipation of future fiscal challenges, we are not only looking closely at FY 2020-2021 but also outyear projections as well. There is no doubt that we will have to make budget reductions. The extent and timing have yet to be determined, but we are considering all options for reducing our current and future expenditures relating to all funding sources. This includes freezing all hiring across classifications with the exception of one or two essential positions while we develop a full understanding of the scope and scale of the pandemic’s financial impact on us.  I will be asking the vice presidents to work through the Planning and Resource Allocation Committee (PRAC) over the summer to develop three possible budget planning scenarios—best-, middle-, and worst-case. Unfortunately, the three-year budget plan that we developed last year with $4.5 million in reductions has become outdated because our budget assumptions have changed so significantly. We will need to revisit and reset our planning as we mitigate these budget challenges.

In the interim, the more we can do to reduce our current spending, the better off we will be as we move into the next two fiscal years.

Even though we face unprecedented challenges, we as an institution must continue to navigate through this crisis by providing exceptional programs and services guided by our equity agenda. Despite the difficult conversations and potential sacrifices ahead, I am confident we will come together and work through it. I invite you to send me solution-oriented ideas for new, innovative, and more efficient ways to do our work.

Our ability to weather this crisis successfully requires us to replace uncertainty caused by the pandemic with the certainty of a common purpose. We must be open to new ideas and approaches, work collaboratively with trust, show and expect compassion, and put common interest before self-interest. These actions can empower our community to overcome seemingly impossible feats and emerge with resiliency and possibly more.

Moving Forward

It is our hope we will be back to in-person instruction, student services, and operations of the College by the start of spring semester 2021. However, given the many unknowns, we will need to be flexible and have contingency plans in place which will focus on continuity and recovery related to the following institutional priorities:

  • Teaching, learning, and working
  • Student, staff, and community engagement
  • Career education and workforce support
  • Community education and services
  • Equity

As mentioned earlier, Chief Marozick is leading a work group in developing the College’s Site-Specific Protection Plan (SPP) considering such factors as:

  • Reducing time individuals are on campus
  • Operational considerations and needs (floor markings, signage, hand sanitizing stations, etc.)
  • Limiting access points or closure of non-essential areas
  • Limiting common area gatherings
  • Alternatives to mass gatherings
  • Social distancing requirements
  • PPE requirements
  • Sanitization and disinfecting guidelines
  • Communication and training needs
  • Efficient fiscal methods for cost recovery

I look forward to sharing their recommendations and plans for the safe reopening of our campuses with you at the next COMmunity Hour Forum scheduled June 17 at 12:40 p.m. via Zoom. (Meeting details will be sent separately.)

This spring semester has shown us what’s possible when everyone pulls together. I’m confident we can emerge from the pandemic with new approaches that remain true to our mission and elevate our ability to provide equitable opportunities and foster success for all members of our diverse community.

With gratitude and hope,

David Wain Coon, Ed.D.

Estimada comunidad del Colegio:

El día antes de lo que hubiera sido su Graduación, celebremos a la clase del 2020. ¡Felicitaciones  graduados y estudiantes de transferencia! 

Sé que muchos han estado esperando noticias del plan de College of Marin (COM) para el semestre de otoño, no sólo la manera en que vamos a dar las clases sino también cómo operaremos los campus físicos y de qué modo nos encaminaremos hacia la recuperación después de la pandemia del COVID-19. Durante los últimos dos meses enfocamos nuestra atención en tomar decisiones oportunas para mitigar los efectos de la pandemia en nuestra comunidad.   

Construyendo nuestro progreso 

Justo antes de las vacaciones de primavera, el profesorado, el personal y la administración se reunieron para convertir las clases de primavera a clases por internet y transferir los servicios estudiantiles de mayor importancia a un ambiente virtual.  Esta hazaña increíble—completada en unos 10 días—es un logro del cual nos podemos sentir orgullosos.  

Mientras las clases de primavera continuaron remotamente, el trabajo empezó a determinar lo que se ofrecería en el verano y el otoño. Aún mientras los oficiales de salud pública empiezan a reducir las restricciones, los requisitos de distanciamiento social persisten. 

Un análisis del espacio físico en los campus de COM reveló que solamente tenemos tres o cuatro salones que pueden acomodar hasta 20 estudiantes y cumplir con el requisito de 6 pies de distanciamiento. No es posible, bajo estas restricciones, poder dar en persona los cientos de cursos programados para el otoño. Tenemos que tener en cuenta también los recursos de mantenimiento y custodia que se requieren para limpiar y desinfectar los espacios, y mantener la salud de nuestros estudiantes y personal como mayor prioridad.   

Luego de consultar extensamente con los decanos, con los directores de departamentos, el Senado Académico y United Professors of Marin (Profesores Unidos de Marin) decidimos que seguir con los cursos por internet sería la manera más prudente de encararlo. Todos los cursos de verano se darán por internet en cumplimiento con las nuevas directivas de la Oficina del Rector y de ACCJC, el organismo que nos acredita. Las clases del semestre de otoño también serán por internet a excepción de algunos laboratorios y clases de taller/estudio que se darán en persona. 
Para facilitar esto, 30 miembros del profesorado participaron en un entrenamiento esta primavera y otros 175 participarán en un entrenamiento en el verano. Este entrenamiento se enfoca en asegurar que nuestros estudiantes tengan una experiancia de aprendizaje positiva y que el profesorado se sienta apoyado mientras continúa a enseñar remotamente. 

The Professional Learning Committee (Comité Profesional de Aprendizaje) ha designado al mes de junio como Mes de Aprendizaje Profesional Clasificado en COM. Se ofrecerán talleres virtuales durante COMmunity Hour (todos los lunes y miércoles de 12:40-1:30 p.m.) sobre temas como cómo lidiar con el estres, cómo mantenerse sanos, destrezas tecnológicas y más. 

A pesar de que todavía hay mucho que se desconoce, debemos seguir cumpliendo con las órdenes de salud pública locales y del Área de la Bahía, que tienden a ser un poco más estrictas que las estatales. Los estados que han reabierto están viendo un aumento grande de casos. Desafortunadamente, no sabremos hasta que sea demasiado tarde, si habrá un resurgimiento de COVID-19 en el condado de Marin en el otoño o más tarde, que pueda resultar en una nueva orden de permanecer en casa. 

Estamos finalizando un lista de laboratorios y otros cursos que requieren un componente de contacto en persona. Los administradores y el nuevo Grupo de Trabajo de COVID-19, encabezado por el Jefe de Policía Jeffrey Marozick, están trabajando para asegurar el cumplimiento con los nuevos requisitos de salud pública y para hacer recomendaciones sobre la manera de facilitar con seguridad las pocas reuniones en persona que deberán tener lugar en el campus este otoño. El grupo de trabajo seguirá monitoreando las cambiantes directivas locales, estatales y federales sobre la pandemia de COVID-19, hablando sobre las implicaciones relacionadas a las funciones de instrucción y operación del Distrito, y haciendo recomendaciones a la administración sobre la manera segura de reapertura. 

PRÓXIMOS PASOS: Desafíos, oportunidades y un propósito en común 

La crisis fscal del estado 

A medida que miramos hacia el verano y el otoño, estamos empezando a ver y a sentir el impacto económico de la pandemia. 

La semana pasada el Gobernador Newsom reveló el presupueso estatal revisado para el mes de mayo, el cual incluía un déficit de $54 mil millones y una reducción de $1,1 mil millones al sistema de Colegios Comunitarios de California. A pesar de que seguimos trabajando con los detalles, parece ser que la reducción a la subvención categórica de programas de COM y el apoyo institucional combinado podría exceder $4 millones.  Esto incluye la pérdida de ingresos de estacionamiento y renta de instalaciones como también el Centro de Educación Comunitaria y Estudio de la Niñez (Community Education and Child Study Center) debido a COVID-19. Como distrito apoyado por la ayuda básica o apoyo de la comunidad, dependemos mucho de los impuestos a la propiedad (89% de ingresos generales). Es difícil proyectar de qué modo la crisis fiscal estatal y nacional impactará el valor de propiedades y los ingresos fiscales mientras siga esta crisis económica. Y lo que se agrega a la incertidumbre es que el gobernador canceló los recargos, intereses y otros costos de no pagar los impuestos a la propiedad a tiempo hasta mayo 6 del 2021.  En consecuencia, es probable que el condado demore en recaudar los pagos de impuestos a la propiedad. 

No hemos recibido una notificación oficial de la Oficina del Rector sobre las reducciones específicas que se relacionan a la Revisión de mayo del gobernador, pero sabemos que el rector está desarrollando una hipótesis para la implementación. Tengan presente que la propuesta del presupuesto del Gobernador será actualizada después del plazo para pagar impuestos de julio 15 y será considerada nuevamente en la Asamblea y el Senado, de modo que el presupesto final podría ser mejor o peor. 

En anticipación a futuros desafíos económicos, no sólo estamos mirando cuidadosamente al año fiscal 2020-2021 sino que también a las proyecciones para años venideros también. No cabe duda de que deberemos hacer reducciones presupuestales. El alcance y tiempo todavía no se puede determinar, pero estamos considerando todas las opciones para reducir nuestros gastos corrientes y futuros relacionados a todas las fuentes de fondos. 

Esto incluye congelar contrataciones en todas las clasificaciones a excepción de uno o dos puestos esenciales mientras desarrollamos un entendimiento más amplio de la magnitud y alcance del impacto económico que sufrimos por la pandemia. Le pediré a los vicepresidentes que trabajen por medio del Comité de Planeación y Distribución de Recursos (Resource Allocation Committee (PRAC) durante el verano para desarrollar tres posibles situaciones para presupuestos – el mejor de los casos, el intermedio y el peor. Lamentablement, el plan presupuestal de tres años que desarrollamos el año pasado con reducciones de $4.5 millones ha caducado porque cambiaron tan drásticamente las presunciones del presupuesto. Tendremos que revisar y reprogramar nuestro plan para mitigar estos desafíos económicos. 

Mientras tanto, cuanto más podamos hacer para reducir nuestros gastos actuales, en mejores condiciones estaremos para hacer frente a los próximos dos años fiscales. 

A pesar de que estamos enfrentando retos sin precedentes, nosotros, como institución, debemos seguir atravesando esta crisis proporcionando programas y servicios excepcionales guiados por nuestra agenda de igualdad. Aunque nos esperan conversaciones difíciles y posibles sacrificios, tengo la confianza de que todos juntos trabajaremos para hacerles frente. Los invito a que me envíen ideas- soluciones para hacer nuestro trabajo de maneras nuevas, innovadoras y más eficientes.  

Nuestra capacidad de soportar esta crisis con éxito requiere que reemplacemos la incertidumbre causada por la pandemia con la certidumbre de un propósito común. Debemos abrirnos a nuevas ideas y modos de encarar las cosas, trabajar con confianza y colaboración, demostrar y esperar la compasión y poner nuestros intereses comunes antes que los individuales.  Estas acciones pueden empoderar a la comunidad para sobrellevar las hazañas que parecen imposibles de realizar y salir de esto con resiliencia y posiblemente mucho más. 

Sigamos adelante 

Tenemos la esperanza de regresar a las clases, servicios estudiantiles y operaciones del Colegio en persona al comienzo del semestre de primavera 2021. Si embargo, ya que hay tantos factores desconocidos, deberemos seguir siendo flexibles y tener planes alternos que se enfoquen en la continuidad y la recuperación relacionados a las siguientes prioridades institucionales:   

  • Enseñanza, aprendizaje y trabajo 
  • Participación de estudiantes, personal y comunidad 
  • Educación vocacional y apoyo laboral  
  • Servicios de educación comunitaria 
  • Equidad

Tal como mencioné antes, el Jefe Marozick está encabezando un grupo para desarrollar el Plan de Protección Específico para el Colegio (Site-Specific Protection Plan (SPP) teniendo en cuanta los siguientes factores: 

  • Reducción del tiempo que un individuo está en el campus  
  • Consideraciones y necesidades de operación (señales en el piso, letreros, puestos para higienizar las manos, etc. 
  • Limitación de puntos de acceso o cierre de áreas no-esenciales 
  • Limitación de las áreas de reunión 
  • Alternativas a las reuniones en masa 
  • Requisistos de distanciamiento social 
  • Requisisto de PPE 
  • Guías de higienización y desinfección  
  • Necesidades de comunicación y entrenamiento 
  • Métodos fiscales eficaces para recuperación de costos 

Espero compartir con ustedes sus  recomendaciones y planes para la reapertura segura de nuestros campus en el próximo foro en COMmunity Hour programado para junio 17 a las 12:40 p.m. via Zoom. (Los detalles de la reunión se enviarán por separado).

Este semestre de primavera nos ha enseñado lo que es posible lograr cuando todos juntos hacemos un esfuerzo. Me siento seguro de que podemos salir de esta pandemia con un nuevo enfoque que sea leal a nuestra misión y elevar nuestra capacidad de proveer oportunidades iguales y promover el éxito de todos los miembros de nuestra diversa comunidad. 

Con agradecimiento y esperanza, 

David Wain Coon, Ed.D.